Conoce paso a paso cómo organizar los documentos de tu oficina:
- Organiza por categorías y subcategorías todos tus documentos de tu negocio
- Elige el tipo de ordenación que más se adapte a tu empresa
- Utiliza colores para diferenciar cada una de las categorías
- Usa carpetas y archivadores para guardar los archivos de tu oficina
- Elimina todo el papeleo que ya no necesites
Ordenar los papeles de tu oficina puede ser una tarea muy pesada, pero una vez te pongas a ello ahorrarás tiempo, espacio, dinero y ganarás orden en tu empresa.
Ideas para la organización de papeles de los despachos
Existen muchas formas de organizar los papeles de tu oficina. Su principal objetivo es evitar que pierdas tiempo cuando los buscas, tenerlos todos en un mismo lugar y evitar que tus archivos se traspapelen.
Organiza por categorías y subcategorías
Puedes organizar los documentos de tu oficina por categorías y subcategorías. Las categorías tienen que clasificar tus documentos de forma calificativa, por ejemplo podrían ser: facturas, proveedores, contratos, clientes, etc. Cada una de las subcategorías puede ser el nombre de cada cliente, el contrato de cada uno de tus empleados o por meses cuando se trate de las facturas.
Implementa una ordenación
Existen diferentes tipos de ordenación documental. Puedes implementar la que sea más cómoda para ti y para tus empleados. Tienes que asegurarte siempre que todos comprendéis cómo están ordenados los documentos para que no se comentan fallos.
- Alfabética: consiste en ordenar cada uno de tus documentos por orden alfabético. Suele aplicarse este método cuando se trata de empresas, personas o lugares.
- Cronológica: podrás clasificar tus archivos en función de la fecha que se crearon. Normalmente, se suele hacer desde el más actual al más antiguo, poniendo siempre el año, el mes y el día que se crearon.
- Numérica: con este tipo de ordenación ordenarás tus documentos con un número de registro correlativo.
- Mixta: si no te decides y no sabes qué tipo de ordenación utilizar, puedes mezclar dos diferentes. Por ejemplo, puedes ordenar las categorías de manera alfabética y las subcategorías de forma cronológica.
Utiliza colores
Cada uno de los colores que utilices puede estar relacionado con una categoría. Así, te será mucho más sencillo y rápido encontrarlos y acceder a los archivos. Utilizar colores es una de las formas más efectivas de ordenar todos tus documentos una vez hayas organizado todas las categorías y subcategorías.
Usa archivadores y carpetas
Las carpetas y los archivadores te harán mucho más fácil esta tarea de ordenar los papeles de tu oficina. Puedes utilizar carpetas de diferentes colores y tamaños en función de la cantidad de documentos que tengas que clasificar por categoría. Además, dentro de los archivadores podrás meter las diferentes carpetas, así te será mucho más sencillo ordenar cada uno de tus documentos.
Deshazte del papeleo que no sea útil
Cada cierto tiempo puedes deshacerte del papeleo que ya no necesites. Así, no perderás el tiempo cuando tengas que buscar los documentos que necesites y ahorrarás espacio para tus nuevos documentos. Tienes que tener en cuenta que hay ciertos datos y archivos que debes guardar durante un período de tiempo determinado, como las facturas o los pagos a proveedores, entre otros.
Herramientas para la organización documental en oficinas
Una vez tengas organizados todos los papeles de tu despacho, necesitarás herramientas en los que puedas guardarlos sin preocupaciones y donde puedas tenerlos todos en el mismo lugar.
Cajoneras
Las cajoneras pueden tener diferentes tamaños y puedes colocarla debajo de la mesa de cada uno de tus empleados, para que tengan siempre cerca los documentos que suelen consultar. Así, también podrás ahorrar espacio y tiempo en tu despacho.
Archivadores
Puedes dedicar una de las salas de tu oficina para colocar todos los archivadores donde guardarás tus documentos. Están organizados por cajones y suelen tener una placa para identificar qué hay dentro de cada uno de sus compartimientos.
Estanterías
Si utilizas carpetas y archivadores grandes puedes utilizar estanterías para guardar todos tus documentos. Tendrás que colocarlas en función del tipo de ordenación que hayas implementado en tu oficina.